更新时间：2026年10月09日

UI设计需求文档先写清六件事：谁要完成什么任务、为什么现在要改、这次包含哪些页面和状态、必须遵守哪些业务规则、交付什么、由谁确认。不要从配色和参考图开始。下面用一张企业采购申请页，给出可以直接改用的完整写法。

文档确认后，把对应页面、原型与讨论放进同一个在线UI设计协作文件，让需求编号能追溯到具体画板。文档负责界定任务，设计稿负责呈现方案，两者不能互相替代。

先把“优化页面”改成可讨论的问题

“做得高级一点”“操作更方便”都不足以开始设计。它们没有说明问题发生在哪里，也无法判断完成后的方案是否合适。可以把要求改写成：员工填写采购申请时，不清楚物品数量是否包含赠品，也找不到运费填写位置；本次要把数量、单价、运费和总额的关系说明白。

这个描述仍需需求方提供依据，例如客服记录、内部反馈或现有页面截图。没有材料时，写成“待验证的问题”，不要为了让文档显得完整，编造流失率或用户投诉次数。设计可以先探索方案，但团队要知道哪些条件已经确定、哪些仍是假设。

视觉偏好也能保留，只是放在约束栏：“沿用公司现有按钮、字号与主色；表单以清晰填写为主，不增加装饰插画。”这样比“简洁大气”更容易执行。

一份采购申请页需求文档

下面的业务规则用于这个设计案例，真实项目应由相应负责人确认。它不是采购系统的通用规则。

字段	本例填写内容
需求名称与编号	采购申请填写页调整，PR-017；关联申请列表和申请详情。
使用者与场景	员工在桌面电脑填写办公用品采购申请；申请未完成时可能离开处理其他工作。
本次目标	员工能理解费用构成，完成必填资料，并知道申请是草稿还是已提交。
设计范围	新建申请、编辑草稿、校验错误、提交中、提交失败、提交成功；补列表中的对应状态。
不在本次范围	审批人配置、付款、供应商管理、采购订单生成和移动端页面。
主要内容	物品名称、用途、数量、单价、运费、附件、费用合计、申请人所属部门。
业务规则	数量为正整数；单价和运费允许两位小数；合计为各行数量乘单价之和加运费；草稿可保留未填项目。
成功与失败	提交成功后展示申请编号和查看入口；提交失败保留本次输入；服务端最终确认提交结果。
交付物	桌面端设计稿、相关状态、可点击原型、字段及交互说明、需要新增或修改的组件清单。
资料与责任	产品负责人确认费用和提交规则；业务方提供字段说明；设计师复用现有组件；研发确认接口限制。
确认方式	产品、设计与研发沿同一份申请走读；未决问题单列，不把聊天中的“可以”当作全部内容确认。

文档不必包含所有技术细节，但会影响界面行为的条件不能省略。例如单价为空时总额怎样显示、附件上传失败是否阻止提交，都需要在设计前或评审中得到明确答案。

“只做一张表单”容易低估工作范围。同一页面在未填写、部分填写、校验失败和提交完成时，信息与操作并不相同。可以按一次任务展开，而不是只列画板名称：

状态清单应能对应到设计稿，不需要把每一次按钮悬停都画成独立整页。共用组件已有明确状态时，引用组件规范；业务含义发生变化时，补完整画面与说明。

不要在一个规则没定时，把文档空着交给设计师猜。可以建一段简短的问题记录：

问题记录的价值是让工作继续有边界：哪些部分可以先做，哪些部分必须等结论。单写“待确认”却没有负责人和影响范围，下一次评审通常还会重复讨论。

假如业务方后来要求支持多币种，不应直接把文档里的“金额”改成“金额与币种”就结束。这会影响单价输入、合计计算、汇率来源和审批显示，已经不是增加一个标签。

变更记录可以写：“PR-017-02：新增多币种申请；待确认是否允许同一申请混用币种。影响填写页、合计区和详情页；当前人民币方案仍用于这一轮评审，跨币种规则确认后调整。”记录提出原因、影响对象和生效范围即可，不必为每个错别字建一份新文档。

第一次讨论时，先沿“填写一份申请并提交”走一遍，遇到需要猜业务含义的地方就补规则。随后在Pixso设计文件中用页面或区域区分需求说明、探索方案与交付稿，并让评论指向具体对象。已确认的要求保留编号；尚未确定的问题仍留在记录里，不能藏进图片备注。

拿到原型后如何继续分析信息优先级，可以接着看从原型拆解页面任务的方法。需求文档真正完成的标志，不是字段都填满，而是设计师能够据此开始工作，需求方也知道这一轮将收到什么、不会收到什么。